La mejor manera de aprovechar el tiempo es atendiendo lo importante y administrando lo urgente, aprender a priorizar las tareas te ayudará a ser más eficiente con tu tiempo.

En las organizaciones hay personas que trabajan muchas horas y siempre están atrasadas en su trabajo y otras que tienen responsabilidades muy importantes que trabajan con mucha eficiencia, administran muy bien su tiempo y logran estar al día en su trabajo. La magia que tienen los segundos es que saben establecer prioridades, se concentran en  una tarea a la vez, delegan y dedican su tiempo a lo importante sin dejarse presionar por las urgencias.

Establecer prioridades te permitirá tener un plan de acción para el día, semana, mes y año. Lo ideal en estos casos es que uno tenga claramente diseñados los grandes planes de acción que busca resolver en el año. Cada plan de acción debe tener un proceso a seguir detallado que permita ver todas las áreas de la empresa que se deben involucrar para lograr el objetivo. En la planificación se deben establecer metas a corto y mediano plazo, para que el plan de acción quede terminado en tiempo y forma. Cuando se ha logrado establecer esto y se compromete a las otras áreas para lograr salir a tiempo, podrá uno construir lo necesario para tener el plan de acción listo en el momento comprometido.

La planificación permite mapear los pasos a seguir para lograr un objetivo.  Comprometer a las áreas que deban interactuar para lograr la meta es fundamental para lograr hacerlo en tiempo.

Muchas personas empiezan a hacer algo y permiten constantes interrupciones ya sea con llamadas telefónicas, visitas de compañeros de trabajo, distracción por correos electrónicos entrantes y asuntos urgentes que quitan el foco de lo que se está haciendo. Cuando vas a trabajar en un objetivo importante lo que debes de hacer es agendar tiempo para atender ese asunto de manera particular y sin interrupciones. Busca la mejor hora del día para hacerlo, ello dependerá del tipo de trabajo que realices y la industria en la que te encuentres. Pero no permitas interrupciones de manera que puedas enfocarte y terminar la tarea por completo, para que puedas disponer tiempo de calidad para atender otros asuntos.

Muchos ejecutivos quieren estar en todas las reuniones, copiados en todos los correos, inmiscuidos en los pequeños detalles y esto va generando un cuello de botella, para el ejecutivo porque no le alcanza el tiempo de ver todo y para el equipo porque no pueden avanzar más rápido hasta que se tenga el visto bueno. Delegar es una tarea complicada en un principio pero que genera grandes satisfacciones. Una vez que se logra delegar y solo se supervisan los resultados, se genera una eficiencia en la organización que avanza más rápido y los dueños de los procesos se hacen responsables de sus áreas y dueños de sus resultados (positivos o negativos).

En el mundo interconectado en el que vivimos estamos constantemente sujetos a distracciones, por ejemplo el correo electrónico es una herramienta de la cual se abusa en muchas ocasiones. Hay que buscar dedicar tiempo a los correos que deben ser respondidos y de los que somos responsables. Pero de aquellos correos en donde no somos responsables y solo debemos estar enterados debemos buscar un momento para  analizarlos, pero sin dedicar demasiado tiempo. Lo que debemos buscar es dedicar nuestro tiempo a lo importante y retroalimentar si hay algo que se le da muchas vueltas y genera un sin número de  comunicaciones que solo atrasan a todos los involucrados.

Cuando las organizaciones logran enfocarse en lo importante, se van a ir minimizando las urgencias, cuando los procesos están bien diseñados deberá haber menos quejas y asuntos que atender, cuando priorizamos de manera correcta avanzamos a pasos agigantados.

Aprender a ser proactivos con lo importante nos permitirá administrar mejor el tiempo y ser más productivos.

La mejor manera de respetar tu tiempo y el de los demás es haciendo un uso eficiente de tu agenda, no dejes nada a la memoria.

El tiempo es un recurso muy valioso que muchas personas no saben utilizar adecuadamente y por ende tampoco saben respetar el tiempo de las demás personas. Para los que trabajamos en ventas el uso adecuado de nuestra agenda nos ayuda a tener más citas en el día, separar tiempo para preparar nuestras siguientes presentaciones de ventas, tener un espacio para dar seguimiento a las ventas realizadas y así con cada una de las partes del proceso de ventas que tenemos que llevar a cabo.

Cuando no somos organizados con el tiempo que vamos a dedicar a cada actividad o bien permitimos que terceros no respeten el tiempo que hemos pactado para poder llevar a cabo las interacciones programadas, nos va a afectar con el resto de lo que tenemos en nuestra agenda ese día o bien nos hará quedar mal con otro cliente o prospecto al que no le podremos atender en el momento pactado, lo que va a generar molestia y un mal antecedente.

Al programar tus citas con un espacio suficiente para poder llegar a ellas y estar presente por lo menos 5 minutos antes de la hora pactada dejarás una excelente imagen con las personas con las que te reúnes.

La tecnología nos permite tener una manera más sencilla de planificar nuestras actividades diarias, si utilizamos un sistema de agenda en la computadora lo que vayamos agendando quedará a la vista del resto de los colaboradores con quienes hayamos compartido nuestro calendario, terceros podrán agendar citas con base en nuestros espacios libres. Pero si no apuntamos las citas al momento que las hacemos y establecemos el lugar donde se llevará a cabo de manera que se pueda prever el tiempo de traslado que habrá que considerar para llegar a la cita a tiempo es posible que nos empalmen citas y eso nos afecte.

El uso de la tecnología también nos ayuda a que podamos tener algunas reuniones a distancia, en ciudades grandes donde los traslados pueden llevar mucho tiempo esta puede ser una manera efectiva de aprovechar mejor el tiempo. Es complicado que personas mayores se convenzan de que una cita a distancia puede ser igual o más productiva que una presencial, pero conforme logres ir agendando este tipo de reuniones y domines las herramientas disponibles podrás hacerlo con más frecuencia y seguridad.

Todas las personas del mundo tenemos cada día 24 horas a nuestra disposición, no hay un recurso que se distribuya de manera tan equitativa como el tiempo, la forma en como lo sepamos utilizar y el provecho que saquemos a cada segundo del día marcará para bien o para mal nuestra vida. Mientras más organizado seas tendrás la oportunidad de administrar eficientemente tu tiempo.

Para ser exitoso requieres tener una correcta administración de tu tiempo, saca el máximo provecho a tus horas laborables.

Cada minuto que pasa, es un minuto de vida que se fué.

El tiempo es un recurso no renovable cuyo valor no es posible estimar, uno debe respetar el tiempo de los demás y pedir respeto por el tiempo propio. Algunas personas son famosas porque jamás llegan a tiempo (todos tenemos un familiar o un amigo en este caso), es común cuando alguien tiene esa fama que no lo espere uno y comience la actividad programada sin su presencia por respeto al tiempo de los demás.

En ventas gran parte del trabajo es visitando a clientes actuales y potenciales, generalmente en sus instalaciones, por lo que ocupamos gran parte de nuestro tiempo en traslados y en las reuniones programadas con nuestros clientes. Debemos buscar aprovechar de la mejor manera el tiempo de traslado, podemos comprar un audiolibro y de esa manera aprovechar el traslado para escucharlo. En un artículo anterior les había comentado que el iphone tiene la función de poder leer textos seleccionados, uno activa la función, selecciona el texto que quiere escuchar y el teléfono lo lee (desconozco que otros teléfonos inteligentes tengan la misma función) por lo que también podemos escuchar correos electrónicos, noticias que nos interesen, entre otros.

Ten la costumbre de confirmar las citas, una vez confirmada, tómate el tiempo necesario para llegar y ten en cuenta que si viajas en tu auto, debes buscar donde estacionarlo. Si nunca has ido al lugar pregunta por la manera más rápida de llegar y si hay estacionamientos cercanos, de manera que tengas la oportunidad de presentarte por lo menos 10 minutos antes de la hora pactada.

No hay un a segunda oportunidad de dar una buena primera impresión, por lo que iniciar una reunión con un prospecto ofreciendo disculpas y dando la explicación de porque llegaste tarde no es inteligente ni profesional. Si no llegaste a tiempo la percepción del prospecto no sera buena y eso no te va a ayudar en tu proceso de ventas.

Procura llevar material para poder revisar mientras esperas a ser atendido, es increíble que a pesar de que uno se traslada a las instalaciones del cliente y confirmó la cita, hay ocasiones en que no nos reciben a tiempo. El tiempo de antesala lo puedes aprovechar para leer correos, leer un libro o si cargas una laptop ir preparando otras propuestas.

Confirma tus citas y aprovecha el tiempo de antesala

Así como debes cuidarte de respetar el tiempo de tu prospecto llegando a la hora acordada, también debes velar por tu propio tiempo, dependiendo de la circunstancia debes analizar cuantos minutos es correcto esperar al prospecto y por supuesto depende también de cuantas otras citas tienes en el día, ya que no es correcto llegar tarde con otro cliente por esperar demasiado en una cita. Analiza tu situación y toma la mejor decisión, pero considero que más de media hora de espera es demasiado.

Utiliza el tiempo en tu trabajo de manera adecuada, para que los momentos que pases con tu familia sean de calidad.

El no delegar funciones atenta contra tu eficiencia.

Muchos de nosotros (me incluyo) creemos que nadie puede hacer las cosas tan bien como nosotros las hacemos y con esto en mente, decidimos realizar todas las funciones, debido a ello, no nos alcanza el tiempo y nos volvemos ineficientes.

Son muchas las labores que hay que realizar dentro del área de ventas y si vamos construyendo un equipo de personas que nos apoyen, a quienes capacitemos dedicándoles tiempo de calidad para que comprendan bien lo que deben realizar y dándoles la confianza para que empiecen a tratar directamente a nuestros clientes y por supuesto teniendo en cuenta que pueden llegar a equivocarse y debemos apoyarlos aun más en esos casos, poco a poco podremos depender de nuestro equipo para poder incrementar nuestra cartera de clientes y por ende que nos alcance el tiempo.

Analiza a tus colaboradores para que logres aprovechar al máximo sus aptitudes y fortalezas, busca personas que te complementen, que sean diferentes a ti y de esa manera conjuntes tu talento con su talento en beneficio de tus clientes.

Hay que reconocer el valor del tiempo e invertirlo inteligentemente en aquello que nos genere más ingresos, muchas veces perdemos gran cantidad de tiempo tratando de conseguir un cliente que por razones que nosotros conocemos es improbable que decida comprarnos o bien dedicamos mucho tiempo a atender a un cliente que nos deja poca utilidad, en ambos casos hay que sopesar el costo – beneficio del tiempo invertido y tomar decisiones en consecuencia, a veces perder una cuenta nos puede liberar mucho tiempo para generar 3 o 4 veces más que lo que ganábamos con la cuenta que perdimos.

Hay muchas labores administrativas que el área de ventas debe realizar y que conllevan tiempo para desarrollarlas, sin embargo este son el tipo de cosas que uno puede hacer en horarios que son poco productivos, puedes dedicar 2 días a la semana en que llegues temprano a la oficina o te quedes un poco tarde y lleves en ese tiempo a cabo las labores administrativas, de esa manera puedes dedicarte al 100% a terminar esas labores y no ocupas tiempo productivo para llevarlas a cabo.

Dedica tiempo a tus seres queridos

A pesar de lo importante que es tu trabajo, tu tienes a tu alrededor personas que te hacen un ser humano integral, tu pareja, tus hijos, tus amigos, tu familia. Todos ellos requieren que les dediques tiempo para convivir con ellos, por lo que debes encontrar la fórmula que te permita equilibrar el tiempo que dedicas a tu trabajo en ventas, con el tiempo que dedicas a lo más importante en tu vida.

Que logres utilizar tu tiempo de manera eficaz y cierres muchas ventas.

En ocasiones estamos dedicando nuestro tiempo a resolver lo urgente y no lo importante.

En ventas hay muchas labores que realizar, que en ocasiones se deben hacer al mismo tiempo y para diferentes clientes, por lo que podemos llegar a sentir que no nos esta alcanzando el tiempo o bien que somos ineficientes en la administración del mismo.

El tiempo es un artículo no renovable, una vez que se fué un minuto, jamás va a volver a regresar, por lo que sacarle jugo a cada momento mientras estamos trabajando va a redundar en un manejo eficiente del tiempo. Muchas personas que están en ventas trabajan en una empresa y tienen un horario, pero hay otras personas que trabajan en ventas por su cuenta que no cuentan con un horario y considero que estas últimas en ocasiones, son quienes peor administran su tiempo.

Tu debes darte tiempo para prospectar, hacer llamadas de acercamiento, enviar correos electrónicos a prospectos, hacer citas, realizar presentaciones, ir a las citas y presentar tu producto o servicio, dar seguimiento al prospecto hasta el cierre de la venta y dar servicio postventa, también debes capacitarte y administrarte, son muchas labores que se deben hacer para muchos clientes, por lo que debes facilitarte las labores.

En Ciudades grandes las mañanas y las tardes cuándo las personas se están trasladando, el tráfico es muy pesado y lleva más tiempo llegar a las citas, por lo que es mejor no hacer citas en horas pico de tráfico, si vas a salir a citas procura ver en tu agenda que clientes o prospectos quedan en la zona a la que te vas a trasladar para que veas la posibilidad de escalonar varias citas por la zona y aprovechar tu traslado. Los traslados los puedes aprovechar para capacitarte, puedes comprar un audiolibro e irlo leyendo durante el camino o bien puedes ir leyendo correos electrónicos, por ejemplo los iphone tienen una función que te permite seleccionar un correo y que el teléfono te lo lea, lo puedes usar en correos electrónicos, notas periodísticas y cualquier texto que se pueda seleccionar.

La mejor hora para poder hablar con prospectos de alto nivel, sin pasar por el filtro de la asistente es muy temprano por la mañana o tarde, muchas veces estas personas llegan o muy temprano o se van tarde y sus asistentes cumplen un horario, si logras investigar tu prospecto a que hora es factible encontrarlo, puedes aprovechar y hablar directamente con el.

Mientras mejor administres tus labores serás más eficiente.