El trabajo a distancia es una tendencia que llegó para quedarse, busca generar eficiencia en esta nueva realidad y adecúa tu espacio para que trabajes cómodamente. «Rogarsol»

La mejor manera de aprovechar el tiempo es atendiendo lo importante y administrando lo urgente, aprender a priorizar las tareas te ayudará a ser más eficiente con tu tiempo.

En las organizaciones hay personas que trabajan muchas horas y siempre están atrasadas en su trabajo y otras que tienen responsabilidades muy importantes que trabajan con mucha eficiencia, administran muy bien su tiempo y logran estar al día en su trabajo. La magia que tienen los segundos es que saben establecer prioridades, se concentran en  una tarea a la vez, delegan y dedican su tiempo a lo importante sin dejarse presionar por las urgencias.

Establecer prioridades te permitirá tener un plan de acción para el día, semana, mes y año. Lo ideal en estos casos es que uno tenga claramente diseñados los grandes planes de acción que busca resolver en el año. Cada plan de acción debe tener un proceso a seguir detallado que permita ver todas las áreas de la empresa que se deben involucrar para lograr el objetivo. En la planificación se deben establecer metas a corto y mediano plazo, para que el plan de acción quede terminado en tiempo y forma. Cuando se ha logrado establecer esto y se compromete a las otras áreas para lograr salir a tiempo, podrá uno construir lo necesario para tener el plan de acción listo en el momento comprometido.

La planificación permite mapear los pasos a seguir para lograr un objetivo.  Comprometer a las áreas que deban interactuar para lograr la meta es fundamental para lograr hacerlo en tiempo.

Muchas personas empiezan a hacer algo y permiten constantes interrupciones ya sea con llamadas telefónicas, visitas de compañeros de trabajo, distracción por correos electrónicos entrantes y asuntos urgentes que quitan el foco de lo que se está haciendo. Cuando vas a trabajar en un objetivo importante lo que debes de hacer es agendar tiempo para atender ese asunto de manera particular y sin interrupciones. Busca la mejor hora del día para hacerlo, ello dependerá del tipo de trabajo que realices y la industria en la que te encuentres. Pero no permitas interrupciones de manera que puedas enfocarte y terminar la tarea por completo, para que puedas disponer tiempo de calidad para atender otros asuntos.

Muchos ejecutivos quieren estar en todas las reuniones, copiados en todos los correos, inmiscuidos en los pequeños detalles y esto va generando un cuello de botella, para el ejecutivo porque no le alcanza el tiempo de ver todo y para el equipo porque no pueden avanzar más rápido hasta que se tenga el visto bueno. Delegar es una tarea complicada en un principio pero que genera grandes satisfacciones. Una vez que se logra delegar y solo se supervisan los resultados, se genera una eficiencia en la organización que avanza más rápido y los dueños de los procesos se hacen responsables de sus áreas y dueños de sus resultados (positivos o negativos).

En el mundo interconectado en el que vivimos estamos constantemente sujetos a distracciones, por ejemplo el correo electrónico es una herramienta de la cual se abusa en muchas ocasiones. Hay que buscar dedicar tiempo a los correos que deben ser respondidos y de los que somos responsables. Pero de aquellos correos en donde no somos responsables y solo debemos estar enterados debemos buscar un momento para  analizarlos, pero sin dedicar demasiado tiempo. Lo que debemos buscar es dedicar nuestro tiempo a lo importante y retroalimentar si hay algo que se le da muchas vueltas y genera un sin número de  comunicaciones que solo atrasan a todos los involucrados.

Cuando las organizaciones logran enfocarse en lo importante, se van a ir minimizando las urgencias, cuando los procesos están bien diseñados deberá haber menos quejas y asuntos que atender, cuando priorizamos de manera correcta avanzamos a pasos agigantados.

Aprender a ser proactivos con lo importante nos permitirá administrar mejor el tiempo y ser más productivos.