Seguimiento

El resultado que vas a obtener no solo dependerá de lo claro que fueron las instrucciones que diste sino de la supervisión que le hayas dado al proyecto.

En el trabajo suele haber varios proyectos que se están ejecutando a la vez, dependiendo del nivel que tengas en tu empresa en algunos estarás inmiscuido operativamente, puede ser que en otros seas el responsable del proyecto y en algún otro te toque ser el patrocinador del mismo y estar a cargo de la supervisión. El hecho es que muchos proyectos se atrasan, se entregan con características que no eran las que se buscaban originalmente o fallan porque algo sucedió en el camino que no permitió que el proyecto llegara a buen puerto.

Los proyectos suelen estar precedidos por una estrategia diseñada para llevar a tu empresa hacia un lugar donde consideran que tendrán una ventaja frente a la competencia. Los recursos para llevar a cabo los proyectos son limitados tanto el dinero que se puede invertir, como las personas de las diferentes áreas que se requiere para desarrollar el proyecto. Por ello es fundamental que un proyecto estratégico esté bien diseñado y tenga un cronograma que permita terminar en tiempo y dejar el paso a nuevos proyectos en el futuro próximo. Sin seguimiento es casi imposible que se logre esta meta.

Si los proyectos a tu cargo se ejecutan a tiempo, con los recursos asignados y tienen el alcance proyectado te estarás ganado el apoyo de la alta dirección para seguir a cargo de nuevos proyectos estratégicos.

Muchos proyectos que son transversales a una organización requieren esfuerzos por parte de las diferentes áreas tanto en su planeación, ejecución y pruebas. Si tienes a tu cargo liderar este tipo de proyectos debes buscar que cada área conozca y avale las fechas que les propones para los diferentes pasos y tener un seguimiento puntual para que los hitos se den en los tiempos asignados. Hay áreas que tiene calendarios de cumplimiento como contabilidad para cerrar contablemente el mes y presentar números a la alta dirección y pagar tributos, que si hay un desface en la fecha es probable que no puedan atender los requerimientos del proyecto, por eso la importancia de calendarizar y cumplir las fechas objetivo.

En la medida que crezcas en tu organización estarás a cargo de tomar decisiones y liderar proyectos importantes para tu empresa, el foco en tu trabajo dejará de estar en la parte operativa y vas a ser juzgado por tu capacidad para liderar y terminar en tiempo y alcance los proyectos que te asignen. Conforme vas trabajando con los equipos involucrados en el proyecto a tu cargo vas a ir entendiendo la forma de interactuar con los equipos y deberás de tener un plan de seguimiento diferencial para cada área para que puedas terminar a tiempo. Habrá equipos donde solo deberás revisar avances cada 2 semanas, otros donde debe tener reuniones semanales y si hay atrasos ver lo que se debe de hacer para que empaten el tiempo y otros equipos donde deberás interactuar diario o cada tercer día para que las cosas avancen.

Siempre hay imponderables en el camino, puede ser que la entrega de una parte fundamental del proyecto no se lleve a cabo a tiempo, que alguien que tiene una tarea primordial se enferme y no haya alguien más que lo lleve a cabo, que algo que se ha avanzado deba rehacerse por cambios regulatorios entre muchas variables que pueden afectar un proyecto, Busca tener holgura para estos hechos fortuitos, de forma que no afecten el tiempo total de ejecución del proyecto y trata en la recta final de tener tareas que puedas dividir en diferentes equipos para que se hagan de manera simultánea si es necesario y con ello llegues a tiempo a la entrega

Conoce a los equipos, diseña el seguimiento en base a resultados anteriores pero cerciórate que el proyecto acabe bien y a tiempo.