El uso de los datos.

Tienes una mina de oro en la información que el sistema de tu empresa genera, el gran problema es que muy pocas empresas se deciden a usarlos y explotarlos.

Hoy en día los sistemas de administración de las empresas, permiten ir recabando información  de cada paso del proceso que se sigue para poder entregar el bien o servicio a nuestros clientes. Muchas personas consideran que los datos más importantes son los de los clientes que nos permiten entender el comportamiento de cada uno de ellos, volumen de compra, estacionalidad de la venta de nuestro producto o servicio, ticket promedio, distribución geográfica de las ventas, edad de nuestro comprador, entre muchos otros datos que se pueden obtener al analizar la información de quienes nos compran.

Pero si bien incrementar las ventas y lograr migrar a los clientes a productos o servicios que nos permitan tener mayor rentabilidad es algo sumamente importante, hay datos que la empresa no debe perder de vista. Para tener una empresa eficiente debemos también analizar otros datos como los costos que tenemos por los productos y servicios que consumimos como empresa. El tiempo que tarda cada paso en la etapa de producción y si hay manera de hacerlo más eficiente. El proceso de almacenaje y entrega que llevamos a cabo y si esta va mejorando consistentemente. La labor de cobranza que llevamos a cabo y el tiempo promedio en que logramos el cobro de nuestras facturas. Ver el rendimiento que obtenemos de nuestras inversiones  y el manejo de la tesorería de la empresa. Analizar el tiempo en que pagamos a nuestros proveedores, etc.

Mientras más información tengas de tus procesos y puedas hacerlos más eficientes estarás en un circulo de mejora continua que te permitirá seguir creciendo y generando más utilidades.

Algo importante es que los datos si bien nos dan información valiosa sobre la eficiencia de cada una de las áreas de la empresa, vale mucho la pena poder intercambiar información entre las áreas para sacarle el máximo provecho al conocimiento que obtenemos al analizar los datos. Por ejemplo si las tasas de interés han bajado y nuestras inversiones no están generando un buen rendimiento, podríamos analizar con el área de compras el nivel de descuento que podríamos obtener con nuestros principales proveedores si pagáramos antes, de manera que si obtenemos un descuento  que es mayor al rendimiento de nuestras inversiones podríamos generar un mayor beneficio por pagar rápido . Pero estas decisiones solo se pueden tomar si se tienen los datos y si los mismos se generan de manera que se puedan analizar.

Por supuesto los datos de nuestros clientes son sumamente valiosos. Se puede analizar la época de mayor consumo de nuestros producto o servicios en el año y lanzar campañas de promoción de ventas en los meses que se tienen menores ventas. Podemos analizar la utilidad que nos da cada transacción, de pronto te puedes sorprender al ver que el cliente enorme que te requiere tanta atención y un descuento mayor lo podrías sustituir por algunos clientes medianos que te permiten tener una mejor utilidad y utilizar de mejor manera los recursos de la compañía.

Lo ideal en una empresa es que el foco por la obtención de datos no esté en procesos aislados  sino que cada líder de área pueda obtener los datos de su proceso y que estos datos permitan establecer métricas de desempeño al personal a su cargo para volver más eficiente esa operación. El reto más grande es que la alta dirección logre tener una batería de datos por proceso que sean capaces de cruzarlos entre sí para buscar mejorar la empresa desde una perspectiva global.

Los datos solo sirven en la medida en que los mismos se analicen y se usen. La creatividad es la mejor herramienta de análisis de datos.