Juntas efectivas.

Hay algunos jefes de empresa que les gusta tener a su gente reunida en juntas interminables,  si no hay resultados juntarse no es productivo.

En alguna época de mi vida trabajé en un Grupo de Empresa de Comunicación en donde  solíamos tener muchas juntas y reuniones, al Presidente del Grupo  le parecía que la mejor manera de aprovechar el tiempo era  establecer reuniones periódicas con sus diferentes áreas, era tan grande el grupo que se creó el área de control de gestión cuya finalidad era que en cada reunión se tuvieran conclusiones, responsables de llevar a cabo las tareas asignadas y una fecha de cumplimiento de las mismas, yo llegué  a ser el Gerente de Control de Gestión y me encargaba de ver que se  cumplieran los compromisos y  los mismos se hicieran a tiempo. La realidad es que  en ocasiones había grandes avances en las reuniones, pero eran tantas, tan seguido y con muchas personas que no deberían de estar allí que en muchas ocasiones era más una pérdida de tiempo que  una manera eficaz de administrar al grupo.

Cada persona que va a estar en una reunión debe tener una razón para estar ahí, ya sea que el tema que se va a tratar  está a su cargo, ya sea que  son los expertos en el tema que se va a tocar, ya sea que su área está involucrada en un nuevo proceso que se va a llevar a cabo, pero  debe haber una razón para que la persona asista, de no ser necesaria su presencia lo ideal es que no esté en la junta ya que está perdiendo el tiempo en algo que  no debería de estar escuchando mientras podría estar siendo de valor en otra área.

Cada persona presente en una reunión debe tener una razón para estar ahí y se espera que participe y apoye a llegar a las mejores conclusiones.

El primer punto para tener una junta eficaz es contar con un orden del día, un horario asignado a la reunión y que las personas que tienen una tarea encomendada hayan realizado el trabajo que les correspondía y puedan presentar conclusiones en la reunión. Al tener un orden del día habrá una ruta crítica de los temas que se deben tratar, lo ideal es establecer tiempos límite a cada tópico, ya que se corre el riesgo de que los primeros temas se coman el tiempo y no se desahogue por completo todo lo que se tenía que ver. El poder empezar a tiempo es fundamental para usar el tiempo de manera efectiva, si hay que estar esperando a que los que llegan tarde la reunión pierde efectividad. Lo más importante es que  las personas que tengan a su cargo las presentaciones que  se van a tratar en la reunión deben estar listas,  las mismas deben estar realizadas como una presentación ejecutiva sin detalles pero con  la suficiente sustancia para que  los asistentes entiendan y colaboren con  lo que se les está presentando.

Hay 2 figuras que son muy importantes en las reuniones, un moderador que pueda estar a cargo de que se cumplan los tiempos establecidos, que se  vean todos los temas  que se deben tratar, ceda la palabra, vea que no se salga la reunión de los temas acordados y  logre  que participen todos aquellos que deben dar una opinión de los temas a tratar. Por otro lado debe haber un secretario que tenga a su cargo  tomar las notas de la reunión, redactar la minuta y entregarla a cada  uno de los participantes, establezca las tareas específicas que se hayan asignado, los responsables de las mismas y los tiempos límite para presentar avances y proyectos finales.

Pero lo más importante para que una junta sea efectiva es que las personas que acuden a la misma se sientan  con la suficiente confianza para poder  participar, que no sea un monólogo de alguien docto en el tema, sino un lugar creativo para poder  dar  opiniones, cuestionar lo que se está presentando, ver la manera de mejorar lo que se está proponiendo, encontrar la mejor solución para  que los procesos se van a implementar, en fin que la presencia de los asistentes a la reunión enriquezca las conclusiones con su experiencia  e inteligencia.

La finalidad de una junta es llegar a las mejores conclusiones, dejar un espacio abierto a la creatividad y respeto a las opiniones de terceros.